Niemiecka Agencja Pracy odpowiedzialna za wydawania pozwoleń na pracę tymczasową, mająca trzy siedziby w Niemczech (Kolonia, Norymberga i Duesseldorf) była zawsze ostoją ery papieru i faksu. Przez długi czas wszystkie ważne wnioski i pisma, które musiały dotrzeć do BA Duesseldorf w określonym nieprzekraczalnym terminie, wnosiłam za pośrednictwem faksu, oczywiście od lat używając usługi mail do fax and fax to mail.
Urządzenia wysyłającego faks poprzez wybieranie tonowe (tzw. kombajn – drukarka/faks/skaner) pozbyłam się z biura co najmniej 5 lat temu. Teraz urządzenie jest równie duże, ale nie ma funkcji faksu.
Od mniej więcej półtora roku w BA Duesseldorf przestał działać faks. Po prostu nie ma odbioru wysyłanych przez nas faksowych maili. Wysyłaliśmy kilkukrotnie, ale bez skutku. W końcu zarzuciliśmy tę praktykę w kancelarii, ratując dochowanie terminu innymi sposobami.
O jakie terminy chodzi i czemu o tym piszę?
Otóż najważniejszym terminem, jaki musimy dochować dla naszych klientów to termin złożenia wniosku o przedłużenie pozwolenia. Wniosek musi wpłynąć nie później niż przed upływem 9 miesiąca od obowiązywania aktualnego pozwolenia na czas określony (czyli na jeden rok) i wniosek musi mieć formę PISEMNĄ. Ten wymóg formalny niestety nie uległ do dzisiaj zmianie.
Dla zachowanie tego terminu działając z Polski muszę mieć pewność, że mój wniosek trafi do BA Duesseldorf fizycznie przed końcem tego 9 miesiąca. Mogłam to zrobić poprzez wysyłkę faksu (wtedy forma pisemna zgodnie z niemieckimi przepisami była dochowana) lub poprzez fizyczne nadanie listu do Niemiec. Ta ostatnia metoda obciążona była jednak ryzykiem pracy poczty polskiej i niemieckiej, ponieważ dla dochowaniu terminu nie wystarczyło nadanie w polskiej placówce dzień przed upływem terminu, ale nadanie na tyle wcześniej, żeby list doszedł do BA Duesseldorf przed upływem terminu tych 9 miesięcy.
Wiadomo więc, że ulubioną stroną www sekretariatu naszej kancelarii stało się „śledzenie przesyłek poczty polskiej”.
Bundesagentur fuer Arbeit od ponad roku szczyci się wdrożeniem elektronicznej komunikacji ze swoimi klientami, m.in. z pracodawcami i agencjami pracy. W tym celu stworzyła portal do logowania i odbierania poczty kierowanej do niej. Odbierania. Ale nie nadawania!
Moja pierwsza myśl o elektronicznej wymianie poczty z BA Duesseldorf to było hasło Rewolucja! Już myślałam, że nareszcie nastąpiło pełne zrozumienie odbiorcy i problemy z wieczną niedostarczoną lub spóźnioną korespondencją znikną..
Zbyt krótko trwała moja radość.
Portal stworzony przez BA do komunikacji, owszem istnieje, ale jest w ogóle niedostosowany o użytkowników z zagranicznych. Aby się w nim zarejestrować, BA Duesseldorf wysyła tzw.. kod dostępu pocztą, zwykłym listem. List z BA Duesseldorf szedł w zeszłym roku w listopadzie około 2 tygodnie (tak długo, bo u nas listonosze nie dostarczają zwykłych listów na czas) .
Kiedy list dotarł do adresata (agencja pracy), kod był już nieważny, ponieważ jego ważność to było 14 dni od dnia wydrukowania listu…
Podjęłam kolejną próbę i otrzymaliśmy tym razem list z kodem w czasie przed upływem ważności kodu. Po utworzeniu konta powstała pierwsza trudność – potwierdzenie tożsamości. Jako polska obywatelka nie mam niemieckiego dowodu, nie mam też niemieckich metod weryfikacji tożsamości. No ale mam wszystkie możliwe polskie. Po 30-minutowej konsultacji z miłym panem z działu IT obsługującego system ustaliłam z nim, że będę mogła potwierdzić tożsamość przez polski system (np. weryfikacja przez bank lub profil zaufany).
Nastąpiło kolejne odczekanie na nowy kod…
Minęły kolejne dwa tygodnie i otrzymałam pismo z kodem. Juhu. Będę się teraz logować, potwierdzać tożsamość i mieć łączność z BA Duesseldorf!
Znowu przedwczesna radość. Niby potwierdzenie tożsamości miało miejsce, ale mój profil na portalu jakoś nie chciał się utworzyć.
Po miesiącu przyszło powiadomienie, że mój profil został skasowany (bo nieużywany? Niepotwierdzony?).
Bundesagentur fuer Arbeit uprawia wsteczną digitalizację. Niby chce do przodu, ale rzuca kamienie pod nogi i nie ułatwia progresu.
Nadal nie znalazłam sposobu na szybką łączność z BA Duesseldorf przez portal, bo ten portal jest user- unfriendly. Czeka mnie duża batalia o dostęp do elektronicznej korespondencji z niemieckim urzędem, bo skoro sądy w Niemczech dały radę przejść na elektroniczną korespondencję w 100 %, to czemu agencje pracy nie mają sobie z tym poradzić?
