Wydanie zezwolenia – na rok, na czas nieokreślony; warunki przy wydaniu zezwolenia
§ 2 Udzielenie i wygaśnięcie zezwolenia
(1) Zezwolenie udziela się na pisemny wniosek.
(2) Zezwolenie może zostać wydane warunkowo i powiązane ze spełnieniem obowiązków w celu zapewnienia, że nie wystąpią okoliczności, które zgodnie z § 3 usprawiedliwiałyby odmowę zezwolenia. Przyjęcie, zmiana i uzupełnienie obowiązków są dopuszczalne również po udzieleniu zezwolenia.
(3) Zezwolenie może zostać wydane z zastrzeżeniem jego odwołania, jeżeli ostateczna ocena wniosku jeszcze nie jest możliwa.
(4) Zezwolenie udziela się na okres 1 roku. Wniosek o przedłużenie zezwolenia należy złożyć najpóźniej trzy miesiące przed upływem roku. Zezwolenie przedłuża się o następny rok, jeżeli organ wydający zezwolenie nie wyda decyzji odmownej o przedłużeniu przed upływem roku. W przypadku wydania decyzji odmownej zezwolenie uznaje się za pozostające nadal w mocy do realizacji umów zawartych zgodnie z § 1 będąc w posiadaniu pozwolenia, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy.
(5) Zezwolenie może zostać udzielone na czas nieokreślony, jeżeli pracodawca użyczający trzy następujące po sobie lata działał zgodnie z § 1 będąc w posiadaniu pozwolenia. Wygasa ono, jeżeli pracodawca użyczający nie skorzystał z niego przez okres trzech lat.
Złożenie wniosku
Nie jest tajemnicą żadną, że wydawaniem zezwoleń dla agencji pracy pochodzących z Polski zajmuje się Bundesagentur für Arbeit z jednostką w Düsseldorf.
To do Düsseldorf kieruje się wszystkie pisma związane z wydaniem zezwolenia lub kontrolami dokumentów i w Düsseldorf przeprowadzane są kontrole.
Zezwolenia udzielane są na pisemny wniosek, co oznacza, że każdy wniosek o wydanie lub o przedłużenie zezwolenia należy złożyć za pośrednictwem poczty, faksu lub bezpiecznej skrzynki mailowej opatrzoną elektronicznym podpisem. Z tych trzech środków komunikacji polska agencja pracy ma najczęściej do dyspozycji tylko ten pierwszy, tj. standardową wysyłkę pocztą.
Wysyłka mailem nie jest formą pisemną i uwaga! skutkuje wezwaniem do złożenia wniosku drogą pisemną oraz nie zachowuje terminu, jeśli składaliśmy wniosek na ostatnią chwilę.
W ostateczności więc należy zawieźć wniosek osobiście do Düsseldorfu lub skorzystać z wysyłki elektronicznej z podpisem spełniającym wymogi formy pisemnej.
Termin na złożenie wniosku o przedłużenie zezwolenia to okres do końca 9. miesiąca od udzielenia zezwolenia, jeśli chcemy utrzymać ciągłość zezwolenia. Ma to sens tylko wtedy, jeśli przekazujemy pracowników, jeśli nie prowadzimy działalności, ale chcemy mieć zezwolenie w szufladzie, to nie okres 9 miesięcy jest ostatecznością, ale 12.
Wydanie zezwolenia
Nierzadko w decyzji wydającej zezwolenie zawarte są warunki lub obowiązki. Często spotykanym warunkiem jest fakt wpłynięcia potwierdzenia niekaralności spółki i/lub członków zarządu od niemieckiego urzędu sprawiedliwości zajmującego się wydawaniem takich potwierdzeń. Bundesamt fur Justiz (urząd właściwy do wydawania potwierdzeń o niekaralności) pracuje z opóźnieniem i nierzadko Bundesagentur fuer Arbeit Duesseldorf wydaje decyzję z zezwoleniem, jednak pod warunkiem wpłynięcia w okresie np. 2 miesięcy od udzielania pozwolenia wnioskowanych potwierdzeń o niekaralności.
Zezwolenie może też być obciążone obowiązkami (Auflagen) – te występują w decyzjach przedłużających zezwolenia, po ustaleniach kontroli dokumentów. Jeśli na skutek corocznej kontroli następującej przed przedłużeniem zezwolenia, Federalna Agencja stwierdzi duże niedociągnięcia lub naruszenia w np. naliczaniu wynagrodzeń, prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, ewidencjonowaniu czasu pracy, udzielaniu urlopów itp., ale jednocześnie uzna, że naruszenia te nie są na tyle poważne, aby zezwolenia nie udzielać, połączy pozytywne rozpatrzenie wniosku o wydanie zezwolenia z nałożeniem obowiązków, które wnioskodawca będzie musiał spełnić w określonym terminie.
Przykładem takich obowiązków jest dostarczenie w ciągu trzech miesięcy poprawnie naliczonych urlopów dla pracowników lub przedłożenie poprawnie rozliczonych dni świątecznych bądź przedłożenie nowych, poprawionych wzorców umów o pracę tymczasową.
Okres wydania zezwolenia
Zezwolenia wydawane są na okres jednego roku albo na czas nieokreślony, ustawa nie zna innych okresów ważności dla zezwoleń.
Zezwolenie na czas nieokreślony można uzyskać dopiero po 3 pełnych latach nieprzerwanego przekazywania pracowników, tj. trzykrotnie, kiedy wnioskuje się o przedłużenie zezwolenia, należy przedłożyć listę pracowników tymczasowych przekazanych do pracodawcy użytkownika. Udzielenie zezwolenia na czas nieokreślony nie następuje z urzędu, należy zakreślić na formularzu, że się o to wnioskuje oraz nie jest też automatyzmem.
Federalna Agencja Pracy może odmówić wydania zezwolenia na czas nieokreślony pomimo 3-letniego prowadzenia działalności w Niemczech oraz złożenia takiego wniosku, jeśli podczas kontroli na jaw wyjdą naruszenia przepisów, które w ocenie urzędu zmniejszą wiarygodność wnioskodawcy. Z wnioskiem o wydanie zezwolenia na czas nieokreślony należy wtedy poczekać na właściwy moment.
Jeśli zezwolenie jest wydane na czas nieokreślony, odpada obowiązek corocznego wnioskowania o przedłużenie, ale pozostaje obowiązek poprawnego prowadzenia działalności, ponieważ raz na 5 lat Federalna Agencja Pracy może i powinna kontrolować taką agencję pracy.
Jeśli pracodawca użytkownik posiada zezwolenia na czas nieokreślony, ale z jakiś powodów przez 3 lata nie prowadzi działalności i nie przekazuje pracowników, wówczas zezwolenia wygasa.
